Ошибки планирования, которые совершает каждый

Тайм-менеджмент — это та сфера жизни, которая не требует много усилий, но при этом дает огромный результат. Тайм-менеджмент — это не про вдохновение, не про хочу/не хочу, это про определенные правила и дисциплину. И тот результат, который вы получите, просто устранив ошибки планирования, превзойдет все ожидания. У вас появятся силы, мотивация и очень насыщенная и интересная жизнь за пределами списка дел.

5 главных ошибок планирования

1. Нереалистичные сроки

Практически каждый из нас нереалистично оценивает количество времени, которое необходимо для выполнения того или иного задания. Нам кажется, что это задание проще и мы выполним его быстрее, чем происходит на самом деле. Причем это работает даже с теми делами, которые мы уже выполняли раньше и по факту потратили на них больше времени.

Вся суть этой ошибки планирования состоит в том, что мы привыкли оправдывать прошлые сроки каким-то внешними обстоятельствами: у меня плохо работал интернет/болела голова/в библиотеке была слишком большая очередь/отвлекали другие люди и т.д. Мы твердо уверены в том, что в этот раз все будет иначе, но где гарантия, что снова не возникнет «внешних обстоятельств»?

Как исправить: оцените, сколько времени займет выполнение задания; умножьте это время на 1,5-2. Если вы уже выполняли подобное задание в прошлом, вспомните, сколько на самом деле оно заняло времени (с учетом всех обстоятельств, которые возникли в процессе) — именно это количество времени запланируйте на выполнение нового задания.

2. Слишком много задач на день

Эта ошибка в какой-то мере вытекает из предыдущей. Нереалистично оценив то время, которое понадобится на выполнение задач, мы составляем список дел, который просто невозможно выполнить за один день. Если причина в этом, возвращаемся в пункт 1, переоцениваем все сроки и распределяем задачи на несколько дней. Но за этой ошибкой может скрываться еще несколько причин, которые мы разберем дальше.

2.1 Отсутствие приоритетов

В таком случае ваш список дел выглядит как перечень задач, в котором равное значение занимает и важная работа, и административные дела, которые не ведут ни к какому результату. Подряд перечислены и написание диссертации, и проверка почты, и оплата счетов за квартиру.

Как исправить: список дел на день должен состоять из нескольких категорий. Тут можно подстроить немного под себя, но суть должна быть примерно следующая: дедлайны; стратегические задачи; остальное.
— Дедлайны — то, что необходимо выполнить именно сегодня. Именно с этой категории должен начинаться рабочий день;
— Стратегические задачи — то, что приведет к желаемому результату, но не имеет жесткого ограничения по времени: какие-то проекты, онлайн-курсы и т.д. Выполняем сразу после дедлайнов;
— Остальное — любые дела без ограничения по времени, которые желательно выполнить, необязательно сегодня, но если останется время — почему бы и нет.

2.2 Неумение говорить «нет» 

Список состоит из огромного количества задач, которые нужно было выполнить еще вчера. Это могут быть задачи от коллег/других департаментов или по нескольким собственным проектам, которые вы делаете параллельно. Тут два варианта: либо отказываетесь от некоторых задач или проектов, либо, если хочется все и сразу, считаем, сколько времени готовы тратить на каждый проект (или задания от коллег), составляем расписание и следуем ему.

Простая арифметика: в традиционной рабочей неделе 40 часов, если с выходными — 56; вспоминаем, что эффективно работать головой человек способен всего 4 часа в сутки — итого 28 часов умственного труда в неделю на ВСЕ проекты. Остальное рабочее время уйдет на проверку почты, административные задачи, совещания и т.д. Далее, отдыхать — обязательно, в этом посте рассказывали, зачем и почему. Следовательно, хотя бы один день в неделю нужно освободить от работы, итого получается 24 часа на все проекты. Распределяйте, как хотите. Или расставляйте приоритеты и говорите «нет» тому, что оказалось в конце.

2.3 Выполнение «чужой» работы

Нет, в этом пункте речь не пойдет опять про задачи от коллег. В этом пункте я предлагаю оценить, сколько стоит час вашей работы. Для этого свой заработок за месяц делим на количество рабочих часов. Оцениваем полученный результат и определяем сферы задач, выполнение которых стоит на рынке меньше, чем та сумма, за которую делаете их вы.

Решение: найдите того, кто будет выполнять эти задачи дешевле, и отдайте их на аутсорсинг. Проще всего делегировать подобные задачи фрилансерам, но в работе с ними тоже есть свои нюансы. Разобраться в том, как правильно искать фрилансеров и работать с ними, при этом экономя деньги, помогут вот эти бесплатные материалы. Важно понимать одну вещь: покупать услуги других людей — не прерогатива богатых. Невозможно стать богатым, если заниматься «дешевым» трудом вместо действительно важных и приносящих результат задач. Чтобы расти, нужно не бояться отдать часть своего дохода другому сегодня, потому что благодаря этому вы сможете заработать больше завтра. Тем более, при работе с фрилансерами ваши деньги «застрахованы» фриланс-биржами, и при неудовлетворительном результате, вы обязательно получите их обратно.

Фух, с огромным списком дел разобрались, идем дальше.

3. Не записываете

Очень большое заблуждение состоит в том, что какие-то задачи можно не записывать. Типа я и так не забуду купить продукты, приготовить обед на завтра, погладить одежду и т.д. Да, может вы это и не забудете, но держать это в голове, значит перегружать свой мозг лишними мыслями. В итоге будет навязчивое ощущение «главное не забыть сделать это..», отсутствие концентрации, снижение продуктивности и остальные неприятные последствия.

Как исправить: заведите список-inbox и записывайте в него все, что приходит в голову. Это может быть обычный лист А4, который будет лежать на рабочем столе, или заметка на компьютере, или какой-то специальный блокнот, в общем выбирайте сами. На мой взгляд, удобнее всего такой список держать в электронном виде, чтобы он был доступен всегда и везде, и из него можно было легко удалить выполненные задачи. Очень важно: этот список нельзя категоризировать/упорядочивать/расставлять в нем приоритеты и т.д. Это просто список, в который вы записываете все подряд, а далее в специально отведенное для этого время распределяете задачи по дням (дедлайны и стратегические), записываете в категорию «остальное» или выполняете сразу, если они занимают менее двух минут.

4. Не придерживаетесь рутины

В русском языке слово «рутина» имеет какой-то негативный окрас: сразу представляется что-то ужасно скучное и возникает негодование, а зачем мне этой самой рутины придерживаться? Ответ прост: нет смысла пытаться наполнить «бытовую» жизнь нескучными вещами — каждый день придумывать новый завтрак, новый маршрут до работы, мейк-ап и т.д. Все это тратит очень много времени и других ресурсов. Как только перестаешь искать эйфорию и позитивные эмоции в ежедневных вещах, открывается интересная и насыщенная жизнь ЗА пределами быта. Вспомните хотя бы тот факт, что Стив Джобс всегда ходил в одной и той же одежде. Более того, превратив бытовые дела в привычки, на них больше не придется тратить силу воли (например, на то, чтобы есть полезный завтрак). Начать можно, например, с создания чеклиста для продуктивного утра.

5. Отвлекаетесь

Если вы постоянно отвлекаетесь на уведомления/email/другие задачи, вы лишаете себя самой главной награды продуктивности — радости создания. Более того, со временем концентрироваться на задаче становится все сложнее, тратится много энергии зря, продуктивность падает.

Как исправить: перед тем, как приступать к работе, отключите все уведомления на компьютере и телефоне, уберите телефон из зоны видимости (чтобы не хотелось по привычке просто «посмотреть время», а в итоге найти себя листающим ленту Инстаграм). Кроме того, в этом случае отлично работает метод «Pomodoro», который делит ваше время на отрезки: 25 минут работы, 5 минут отдыха. 25 минут глубокой концентрации — это просто и очень эффективно. Я так писала диплом по 4-6 pomodoro в день, вообще не уставая и сдавая все главы четко в срок.

Кратко все выводы:

1. Реалистично оцениваем количество времени, необходимое для выполнения задачи;
2. Распределяем дела по приоритетности на дедлайны, стратегические задачи и остальное и выполняем их в этом же порядке;
3. Говорим «нет» заданиям от коллег и проектам, которые не так важны;
4. Определяем пропорции, распределяем рабочие часы между всеми проектами и следуем этому расписанию;
5. Рассчитываем стоимость часа своей работы и нанимаем фрилансеров для выполнения «дешевого» труда;
6. Создаем список-inbox, в который записываем все дела и идеи, которые приходят в голову;
7. Превращаем бытовые задачи в привычки, создаем чеклист своего продуктивного утра;
8. В рабочее время отключаем все уведомления и убираем телефон;
9. Работаем по методу «Pomodoro»: 25 минут работы, 5 минут отдыха.

Да здравствует счастливая жизнь, полная завершенных задач, разнообразия и достигнутых целей!

Если у вас есть свои секреты, советы, решения, обязательно делитесь в комментариях. Поможем друг другу избежать ошибок и быть продуктивнее.